初めて外国人を雇用するときの手続きとは？在留資格や実務的な注意点を解説

外国人を雇用する際、どのような手順で手続きをすればよいのか悩んでいませんか。

外国人には在留資格があり、就労が制限される場合もあるため、雇用する前に企業側で確認しなければ不法就労となり、罰則が科される可能性があります。

本記事では、初めて外国人を雇用する場合の手続きを詳しく解説します。

外国人を雇用する前にやるべきこと

外国人を雇用する前に、企業が主にやるべきことは以下の2つです。

• 外国人労働者が担当する業務の決定
• 在留資格の確認

それぞれを詳しく解説します。

外国人労働者が担当する職務を決定

日本の企業では、企業と労働者の労働契約によって在職中の労働者の職種を変更できます。
しかし、外国人が日本で就労する際に必要な在留資格は、従事する職務内容によって判断されるため、在職中の職種変更は原則認められていません。
在留資格で認められた職務以外に就かせた場合、外国人本人はいわゆる「不法就労」である資格外活動罪（入管法第19条第1項、第70条第1項4号又は第73条）、企業側は不法就労助長罪（入管法第73条の2）に該当しますので注意してください。

外国人を雇用する際には、どのような職務で、どのような能力が必要なのかを明確にし、担当する職務を決定しておきましょう。

もっとも、職種を恒常的に変更したい場合、「在留資格の変更申請」をすれば可能です。ただ、在留資格の変更申請は準備書類も多く時間がかかる手続きですので、その点留意しておきましょう。

在留資格を確認

在留資格とは、外国人が日本に滞在し、何かしらの活動を行うために必要となる資格のことです。「出入国管理及び難民認定法」によって定められており、活動の種類によって29種類の在留資格が存在しています。

採用の際は、求人に応募があった段階で取得している在留資格で就労が可能かの確認が必要です。

在留資格は「在留カード」で確認ができます。
在留カードの表面には、以下のように「在留資格の種類」や「就労制限の有無」、裏面には「資格外活動許可の有無」が記載されています。

在留カード表面

出典：出入国在留管理庁ホームページ掲載の画像に株式会社KiteRaで赤枠追加。

在留カード裏面

出典：出入国在留管理庁ホームページ掲載の画像に株式会社KiteRaで赤枠追加。

資格の種類は、以下3つに分かれています。

• 就労に制限がない在留資格
• 就労に制限がある在留資格
• 就労不可の在留資格

就労に制限がない在留資格

以下の身分や地位にある外国人は、日本での就労に制限を受けません。

在留資格	身分または地位
永住者	法務大臣が永住を認める者
日本人の配偶者等	日本人の配偶者・子・特別養子
永住者の配偶者等	永住者・特別永住者の配偶者・日本で出生し引き続き在留している実子
定住者	第三国定住難民、日系3世等

これらの在留資格を有している場合は、日本人と同じように就労が可能です。

就労に制限がある在留資格

以下の在留資格で在留する外国人は、定められた範囲内のみでの就労が認められています。

在留資格	活動内容
外交	外国政府の大使，公使，総領事，代表団構成員など
公用	外国政府の大使館・領事館の職員，国際機関等から公の用務で派遣される者など
教授	大学教授、助教授、助手など
芸術	作曲家、作詞家、画家、彫刻家、工芸家、写真家など
宗教	僧侶、司教、宣教師等の宗教家など
報道	新聞記者、雑誌記者、編集者、報道カメラマン、アナウンサーなど
高度専門職	「研究分野｣「自然科学・人文科学に関わる仕事｣「経営分野｣で高度な資質・能力を有すると認められるもの
経営・管理	会社社長、役員など
法律・会計業務	日本の資格を有する弁護士、司法書士、公認会計士、税理士など
医療	日本の資格を有する医師、歯科医師、薬剤師、看護師など
研究	研究所等の研究員、調査員など
教育	小・中・高校の教員など
技術・人文知識・国際業務	理工系技術者、IT技術者、外国語教師、通訳、コピーライター、デザイナーなど
企業内転勤	同一企業の日本支店（本店）に転勤する者など
介護	介護福祉士の資格を有する介護士など
興行	演奏家、俳優、歌手、ダンサー、スポーツ選手、モデルなど
技能	外国料理の調理師、調教師、パイロット、スポーツ・トレーナー、ソムリエなど
特定技能	2019年4月より新設。建設業、造船・船舶工業、介護、ビルクリーニングなど
技能実習	農業、漁業、建設などの技能実習
特定活動	ＥＰＡに基づく外国人看護師・介護福祉士候補者、コンビニ定員、ワーキングホリデーなど

なお「就労に制限がある在留資格」は、工場の流れ作業などの「単純労働」や、在留資格で認められた範囲を超えて働くことが禁止されています。

特に、在留資格で代表的な「技術・人文知識・国際業務」では「業務の内容が学校で勉強した内容と関係していること」が申請を許可する条件です。業務内容と学んだ内容に関連性がないと判断された場合、不許可となる可能性があるため、注意しましょう。

また、同じ在留資格の範囲で業務内容が変わった場合も注意が必要です。
たとえば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格でITエンジニアとして就労している外国人が飲食店の調理師をするのは認められません。

認められた範囲を超えて働かせると不法就労となり、3年以下の懲役または300 万円以下の罰金が科される可能性があります。

（※1参考）厚生労働省：「在留資格一覧表」
（※2参考）法務省：「外国人を雇用する事業主の皆様へ」
（※3参考）出入国在留管理庁：「資格外活動許可について」

就労不可の在留資格

以下の在留資格で在留する外国人は、原則就労ができません。

在留資格	内容
文化活動	日本文化の研究者等
短期滞在	観光客、会議参加等
留学	大学、高等専門学校の学生・生徒
研修	研修生
家族滞在	在留外国人が扶養する配偶者・子

ただし、「文化活動」「留学」「家族滞在」については、出入国在留管理局で「資格外活動許可証」をあらかじめ取得すれば働くことができます。

なお、資格外活動許可を受けた場合でも、働ける時間は週28時間以内までです。
たとえば、外国人留学生のアルバイトを雇用する場合は、週28時間を超えて労働させることはできません。ただし、夏休みなど長期休暇中は、1日8時間・週40時間までの労働が認められています。

なお、パチンコ店やスナックなど風俗営業に当てはまるアルバイトは禁止されています。

また、「就労不可の在留資格」の外国人を就職させたい場合は「在留資格変更」が必要です。ただし、「短期滞在」と「研修」は原則として在留資格変更も認められていません。

外国人を採用するまでの雇用手続き

ここからは、以下のケースごとに外国人を採用するまでの雇用手続きを解説します。

• 海外にいる外国人を日本で雇用（招聘）したい
• 外国人留学生を新卒採用したい
• 日本で就労中の外国人を中途採用したい
• 外国人をアルバイト・パートとして雇用したい

海外にいる外国人を日本で雇用（招聘）したい

海外にいる外国人を日本で雇用（招聘）する場合は、内定後に「在留資格認定証明書」の地方出入国在留管理官署へ申請が必要です。「在留資格認定証明書」は、発行から3ヶ月以内に日本へ入国しなければ無効になってしまうので、注意しましょう。在留資格認定証明書の発行後は、外国人労働者本人が就労ビザを取得する必要があります。

また、就労資格によっては「日本人が従事する場合に受ける報酬と同等額以上の報酬を受けること」とされるものもあります。

日本人労働者の平均賃金よりも明らかに低い報酬に設定されているような場合は、就労が許可されない可能性があるため、注意しましょう。

（※参考）出入国在留管理庁：「在留資格認定証明書の有効期間について」

外国人留学生を新卒採用したい

外国人留学生を新卒採用したい場合は、在留資格が変更になるため、「在留資格変更許可申請」を行わなければなりません。

ただし、新卒でもパートやアルバイトで就労時間が短い業務で採用する場合は、その就労が継続的かつ安定的でないと判断されれば、就労資格が許可されない可能性があります。

「在留資格変更許可申請」は、就労を開始する前年の12月ごろから受け付けています。内定後、早めに留学生と相談のうえ、申請準備を進めましょう。

日本で就労中の外国人を中途採用したい

就労資格で在留している外国人は、前職と勤務先の職務内容が同じであっても、直ちに就労を開始できない場合があります。
たとえば、中学校の英語教師から民間の英会話学校に転職する場合は、在留資格が「教育」から「技術・人文知識・国際業務」へ変更になるため、在留資格変更許可申請が必要です。

このように、外国人の中途採用をするにあたっては、在留資格の変更が必要なのかどうかが不明確な場合があります。

そこで、在留資格変更が必要なのかどうかはっきりさせるために、「就労資格証明書」の取得をおすすめします。
「就労資格証明書」とは、外国人本人の報酬を受ける活動を法務大臣が証明するものです。取得すれば転職先の在職資格が証明されるため安心して採用することができます。なお「就労資格証明書」は出入国在留管理庁で取得できます。

もっとも、在留資格変更は不要であることが明確な場合でも、やはり「就労資格証明書」を取得しておくメリットがあります。一番のメリットは、「就労資格証明書」があると在留期間更新の審査がスムーズになる、という点です。
在籍中に在留資格更新の時期がくる予定であれば、入社時に「就労資格証明書」の取得を検討しましょう。
ただし、就労資格証明書はその交付まで、申請から1〜3ヶ月かかります。在留資格更新が間近である場合は間に合わない可能性がありますのでご注意ください。

なお、永住者や日本人の配偶者など就労に制限がない場合は、日本人と同様の手続きで採用が可能です。

外国人をアルバイト・パートとして雇用したい

原則として留学などによって在留する外国人は、雇用されて収入を得ることはできません。

ただし「資格外活動許可」を得れば、在留資格で許可されている活動（学問など）を阻害しない範囲で収入を得ることが認められています。

なお、資格外活動許可を得て労働する場合でも、週28時間の労働時間が限度です。また、風俗営業など一定の業務は資格外活動許可があったとしても、就労が禁止されています。

（※参考）出入国在留管理庁：「資格外活動許可について」

外国人雇入れ時の手続き

外国人労働者の入社後は、日本人と異なる手続きが必要になる等、特別な配慮が望まれる場合があります。

ここでは、以下3つの手続きについて解説します。

• 雇用契約書・労働条件通知書の作成
• 社会保険・労働保険手続き
• 外国人雇用状況の届出

雇用契約書・労働条件通知書の作成

外国人を雇入れする際も日本国籍の場合と同様に、雇用契約書の作成をお勧めします。

口頭のみの雇用契約を締結してしまうと「聞いていない」「知らなかった」などと言われ、後々トラブルに発展する可能性があります。

また、外国人の雇用契約書を作成する際は、「在留資格を取得した際に雇用契約が成立する」旨を記載しておきましょう。在留資格を取得できなかった場合に、在留資格がない状態で雇用関係が成立してしまうため、雇用契約書に停止条件として記載します。

なお、雇用契約書や労働条件通知書は、外国人労働者が理解できるよう、できるだけ母国語もしくは英語で作成するのが望ましいです。自社で作成が難しい場合は専門の社会保険労務士に作成を依頼しましょう。

社会保険・労働保険手続き

外国人を雇用した場合でも、日本人と同様に社会保険や労働保険に加入する必要があります。
社会保険や労働保険の加入条件を満たしている場合は、所定の手続きを行いましょう。

なお、社会保険協定を締結している国から日本へ一時派遣された場合は、日本の年金保険への加入が免除される場合があります。

また、外国人労働者が雇用保険に加入する場合は、次に解説する「外国人雇用状況届出書」の届出は必要ありません。ただし、雇用保険資格取得届に在留期間や在留資格の内容を記入する必要があります。

（※1参考）厚生労働省：「外国人雇用はルールを守って適正に」
（※2参考）日本年金機構：「外国人従業員を雇用したときの手続き」

外国人雇用状況届出書の届出

雇用保険に加入しない場合は、別途「外国人雇用状況届出書」をハローワークに届け出なければなりません。

日本の国籍をもたない外国人労働者で、在留資格「外交」「公用」以外の方が届出の対象となります。

提出期限は雇入れの日が属する月の翌月の末日までです。

（※参考）厚生労働省：「外国人雇用はルールを守って適正に」

外国人雇用における実務的注意点

外国人を雇用する際は、「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」に従い、適切な就労環境の整備や文化的な配慮なども必要になります。

ここからは、外国人雇用における実務的な注意点を解説します。

在留資格の更新

長期的に外国人を雇用する場合は、在留資格の更新が必要です。外国人は永住者を除いて「在留期間」が定められており、許可されている就労活動を日本で引き続き行うためには、「在留期間更新許可申請」を行う必要があります。

在留期間の更新は在留期限の3ヶ月前から申請できるため、在留カードなどで期限を確認し、早めに申請しておきましょう。

試用期間

多くの日本企業では、本採用の前に試用期間を定めていますが、外国では必ずしも試用期間が設けられている訳ではありません。
外国人労働者の中には母国を離れて雇用されたにも関わらず、本採用されないことに不安を抱く場合もあります。企業は試用期間制度についてあらかじめ説明し、理解を得ておくことが大切です。

なお、入社間もない外国人労働者は、「日本では常識」とされるルールを知らずに、ルールに反した行動をとってしまうことも考えられます。勤務態度やコミュニケーションを理由に解雇を検討する前に、試用期間延長など改善の機会を与え、適切に指導を行ってから判断しましょう。

健康診断

原則として労働者を雇入れる際には、健康診断の実施が義務付けられています。これは、外国人労働者も同様です。

外国人労働者の中には、企業から健康診断の受診を指示されることに疑問を持つ方もいます。外国人労働者から問い合わせがあった場合には、法律上義務付けられており、労働者の健康管理に必要であることを説明しましょう。

また、指定した医療機関が外国語で対応できるかの確認も必要です。特に日本の医療機関で初めて受診する外国人労働者は不安を抱いている可能性もあるので、担当者が同行して対応することも検討しましょう。

就業規則の整備

就業規則は、外国人労働者に対しても適用されます。そのため、外国人労働者に対して就労環境を整備する際は、就業規則の変更も必要になる場合があります。

ただし、企業側の一方的な不利益変更は原則認められていないため、変更後の内容に照らして十分検討する必要があります。

なお、外国人の母国語に対応した就業規則の作成は法律で義務付けられていませんが、就業規則を周知するという意味では、できるだけ母国語もしくは英語に対応した就業規則を作成した方が望ましいでしょう。自社で作成が難しい場合は専門の社会保険労務士に作成を依頼する方法もあります。

キテラボ編集部より
社内規程DXサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」では、2024年10月より『規程翻訳機能』の提供を開始しました。KiteRaで作成した規程を自動で英語に翻訳することができます。機能の詳細は、こちらからご確認ください。

社内規程DXサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」については、動画付きで下記の記事について紹介しています。合わせてご確認ください。

規程管理システムとは！？社労士が人事労務担当者向けにメリットを解説します

規程管理システムとは、各企業が独自に定める社内ルール「社内規程」の作成・改定・管理を行うためのシステムのことです。専用のシステムを使うことで、効率的かつスムーズな作業が実現できます。

ハラスメントの防止と安全配慮義務

初めて外国人を雇用する場合は、国籍や民族、宗教などの人種差別によるハラスメントが起こる可能性があります。企業は、外国人労働者に対してのハラスメント防止を周知するとともに、外国人労働者がハラスメント相談できる体制を整えておきましょう。

また、日本での就労に慣れるまでは一定時間がかかり、通常以上のストレスがかかることがあります。企業の安全配慮義務として、外国人労働者に産業医面談を受けさせるなど心のケアや環境作りなども行いましょう。

外国人を雇用したときに受給できる助成金

外国人を雇用し、一定の取り組みを取り入れている企業等は労働局に「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）」の申請をし、必要な要件を満たしていると認められると助成が受けられます。

対象となるのは、雇用保険被保険者となる外国人労働者（特別永住者及び在留資格「外交」「公用」を除く）を雇用している企業で、助成対象は外国人特有の事情に配慮した就労環境の整備にかかる一定の経費（以下「支給対象経費」といいます）です。

助成金の申請に必要な取り組みは以下のとおりです。

1. 雇用労務責任者の選任
2. 就業規則等の社内規程の多言語化
3. 苦情・相談体制の整備
4. 一時帰国のための休暇制度の整備
5. 社内マニュアル・標識類等の多言語化

1、2の取り組みに加え、3～5のいずれかの取り組みを行った企業が対象となります。

また、以下の｢外国人労働者離職率｣と｢日本人労働者離職率｣の基準を満たさなければなりません。

外国人労働者の離職率	計画期間の終了から1年経過するまでの期間の外国人労働者の離職率が10％以下であること。ただし、外国人労働者数が2人以上10人以下の場合は、1年経過後の外国人労働者離職者数が1人以下であること。
日本人労働者の離職率	計画前1年間と比べて、計画期間の終了から1年経過するまでの期間の日本人労働者の離職率が上昇していないこと。

受給要件をすべて満たした場合には、支給対象経費（通訳費や士業への委託費など）の合計額に以下の助成率を乗じた額が支給されます。

区分	支給額（上限額）
賃金要件を満たしていない場合	支給対象経費の2分の1（上限額57万円）
賃金要件を満たす場合	支給対象経費の3分の2（上限額72万円）

「賃金要件」は、外国人労働者の賃金が1年以内に5％以上増えた場合に「満たす」と判断されます。

「支給対象経費」は以下の通りです。

計画期間内に、事業主から外部の機関又は専門家等（以下「外部機関等」という）に対して支払いが完了した以下の経費を対象とします。

（１）通訳費（外部機関等に委託をするものに限る）

（２）翻訳機器導入費（事業主が購入した雇用労務責任者と外国人労働者の面談に必要な翻訳機器の導入に限り、10万円を上限とする）

（３）翻訳料（外部機関等に委託をするものに限り、社内マニュアル・標識類等を多言語で整備するのに要する経費を含む）

（４）弁護士、社会保険労務士等への委託料（外国人労働者の就労環境整備措置に要する委託料に限り、顧問料等は含まない）

（５）社内標識類の設置・改修費（外部機関等に委託をする多言語の標識類に限る）

厚生労働省：人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）

詳しい内容は下記の厚生労働省のホームページでご確認ください。

（参考）厚生労働省：「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）」

まとめ

外国人を雇用する際は、在留資格によって就労が制限される場合もあるため、雇用する前に企業側で確認が必要です。就労可能な在留資格を有していない場合は、不法就労になる可能性もあるため、十分注意しましょう。

また、外国人は日本とは異なる文化を持っているため、ハラスメント防止や心のケアも必要です。雇用した外国人が定着してもらえる働きやすい職場環境を整えていきましょう。