労務管理の基本 | 労務管理担当者１年目必読

労務管理担当者が１年目にマスターすべき基本的な業務は、給与計算や賞与計算、社会保険の適用業務などです。これらの業務は、従業員にとって非常に重要であり、正確かつ迅速に処理することが求められます。

また、１年目には、労働関連法規についても理解を深める必要があります。これらの法律は、従業員と企業双方の権利を保護し、業務を適切に遂行するために必要不可欠なものです。

労務管理は複雑であり、１年目に完全にマスターすることは困難ですが、基本的な業務に加え、法律や従業員管理について学び、業務の適切な処理に必要な知識やスキルを身につけることが重要です。
これにより、労務管理担当者は、従業員と企業双方の利益を保護し、組織の目標達成に貢献することができます。

労務管理とは？

労務管理とは、企業が従業員に関する様々な課題を管理することを指します。
具体的には、従業員の採用、教育、評価、報酬、福利厚生、労働環境、健康管理、安全管理などが含まれます。

労務管理には、従業員のメンタルヘルス対策やハラスメント対策など、多岐にわたる業務があります。

労務管理の目的

労務管理の目的は、会社の最も重要な資源である従業員を有効活用し、最大限の生産性を発揮することです。
例えば、従業員の教育は、能力向上や成長を促し、生産性の向上を目的としています。

労務管理に関わる業務は、従業員が働きやすい環境を作ることが必要です。地味な仕事が多いかもしれませんが、すべての業務は、会社の従業員が頑張ることができる環境を作ることに直結しています。

労務管理１年目に絶対にマスターするべき基本業務

労務管理１年目にマスターするべきことは、給与計算や、賞与計算、社会保険の適用業務などの仕事です。

労務管理１年目にマスターすべき仕事について、それぞれ解説していきます。

給与計算

給与計算業務は、従業員の勤怠情報を締め日になったら取り込み、給与を計算する重要な業務です。

この業務では、従業員の最も重要な関心事である給与を間違えて計算してしまうことがあってはなりません。なぜなら、このようなミスは従業員のモチベーションを下げ、労務担当者の信頼を損なうことになるからです。

通常、給与計算ソフトウェアを利用して計算を行いますが、計算結果に異常がないか、または月次の差引き等が正しく反映されているかどうかを確認するために、前月と今月の支払明細を必ず確認してください。また、明細書をわかりやすく整理し、必要ならば従業員に対して説明することも重要です。

給与計算について詳しくは「給与計算の基本的な流れと重要なポイントを解説」をご確認ください。

賞与計算

賞与計算業務は、ボーナスを計算する業務です。ボーナスが支給されない企業では行う必要はありませんが、ボーナスが支給される企業では毎年発生します。

賞与支給月は、給与計算と同時に行われるため、ミスが起こりやすいことに注意が必要です。両方の計算を正確に行い、ミスのないように確認することが重要です。

ボーナス計算においても、前月と今月の支払明細を確認し、正確に計算することが必要です。また、従業員の業績や出勤状況、年間目標の達成状況などに基づいて、適切なボーナスを支給することも重要です。

給与計算業務と同様に、賞与計算業務でもミスがあってはならないため、丁寧かつ正確な作業を心がけましょう。

社会保険

社会保険には、健康保険と厚生年金保険の取得や喪失に関する業務が含まれます。

企業に入社した従業員に対しては、できるだけ早く健康保険証を渡すことが必要です。そのため、採用担当者から必要な情報を受け取り、労務担当者が迅速かつ正確に作業を進める必要があります。

ただし、健康保険証の発行には、2週間から１か月程度かかることがあるため、新入社員が急いで健康保険証が必要となった場合には、健康保険組合に仮保険証の発行を依頼するなど、柔軟な対応が求められます。

また、従業員の退職などの場合には、厚生年金保険や健康保険の解約手続きも必要です。これらの手続きは、退職日から１か月以内に行う必要があります。

社会保険に関する業務は、正確な情報管理とスムーズな手続きが求められるため、労務担当者は丁寧な作業を心がけましょう。

労働保険

労働保険には労災保険と雇用保険があり、それぞれ従業員が業務上のケガを負った場合や退職後の生活のセーフティネットを提供します。

入社手続きの際に、従業員全員を労災保険に加入させましょう。一方、雇用保険については、3１日以上の雇用見込みがあり、週２０時間以上の労働をする従業員が対象となります。

労働保険の手続きには期限があるため、入社後すぐに申請書類を揃えて手続きを進めることが大切です。

また、労災保険には事故が発生した場合に速やかな対応が求められます。労務担当者は、事故発生時には速やかに必要な手続きを取り、従業員が安心して働ける環境づくりに努めましょう。

年末調整

年末調整業務は、従業員の１年間に支払った所得税を正確な金額に戻す業務です。

給与計算時に毎月徴収している所得税は、概算で計算されるため、正確な金額とは異なることがあります。

そのため、年末調整では徴収しすぎた金額を控除金額をもとに返金するか、あるいは、少なく徴収していた場合は最後の給与から差し引くことで、適正な金額に調整します。

年末調整を正確に行うことで、１年間の給与計算業務を締めくくり、従業員に正確な給与明細を提供することができます。

住民税

住民税には普通徴収と特別徴収があります。

普通徴収は従業員が自分で直接、住民票を管轄する市町村に住民税を納付する方法であり、特別徴収は企業が市役所から送られてくる住民税の通知書をもとに、一括して徴収し、市町村に振り込む方法です。

労務担当者が扱うのは特別徴収業務であり、通常は年に１回、一定の時期に一斉に住民税の通知が送られてきます。しかし、従業員が自分で確定申告などを行っている場合や、副業を行っている場合は、金額の変更通知が送られてくることがあります。

企業が副業禁止をしている場合には、こうした通知を見て社員の副業を見抜くことができます。

社内労働組合の交渉担当者

１年目で成績優秀な人事部員は、社内労働組合の団体交渉に参加することがあります。

企業側は労働組合の要求に誠実に対応することが求められ、回答を行っていきます。全ての要求をクリアすることは難しいですが、社員の望むことを理解し、行動に移すことで信頼を得ることができます。

また、労働組合と良好な関係を築くことで、敵としてではなく味方として、様々な人事案を作ることができます。

ただし、独立系の社外労働組合であるユニオンなどへの対応は、人事部長や人事経験１０年以上のベテランレベルの方に任せるべきです。ユニオン対応は一般社員が担当するには難易度が高すぎます。
ユニオンは社内労組とは異なり、目的を達成するためにハイレベルで労働法を駆使する存在です。
１年目では実力的に対応が難しいため、ベテランに任せるようにしましょう。

就業規則作成または改定

就業規則は会社の憲法であり、経営者と社員が守るべきルールが書かれています。労務管理１年目の業務の１つは、人事部長などが起案したルールを文章にまとめることです。

会社の歴史や労働慣習を考慮し、かつ労働基準法や労働契約法、労働組合法に違反しない内容を就業規則に盛り込む必要があります。

就業規則の内容を覚えるためには、文章を書き起こす作業から始めることが良いでしょう。そうすることで、自社の就業規則について深く理解し、必要な場面でスムーズに対応することができるようになります。

就業規則の作成または改定について詳しくは「必読 就業規則の作成と改定 | 労務担当者1年目必読」をご確認ください。

雇用契約書の作成

雇用契約書の作成は、必ず行うべき業務です。

従業員を採用したら、労働条件について記載された契約書を作り、双方で１部ずつ保管します。

雇用契約書は、従業員と企業の双方にとって、労働条件や雇用形態、勤務時間、報酬、福利厚生、退職金など、重要な事項を明確にするために必要です。

また、雇用契約書は、企業が法令や規則に適合していることを証明するためにも重要です。法律には、労働者に対して、最低賃金や労働時間、休日、休暇、退職金、社会保険の適用など、様々な労働条件が義務付けられています。雇用契約書は、これらの法令や規則に基づいた労働条件を明確に記載することで、従業員と企業の双方の権利を保護し、法的なトラブルを未然に防ぐための重要な役割を果たします。

さらに、雇用契約書は、従業員と企業の信頼関係を築くためにも重要です。従業員が企業に対して安心して働けるよう、契約内容を明確にすることで、双方の約束事を明確にすることができます。

以上のような理由から、雇用契約書の作成は、必ず行うべき業務です。また、雇用契約書は、双方で１部ずつ保管することが望ましいでしょう。

退職者処理

退職者処理は、従業員が企業を退職する際に行う手続きのことです。

具体的には、健康保険や雇用保険、厚生年金の脱退手続きや、退職金の支払い、源泉徴収票の発行などが含まれます。

退職は予期せぬ場合が多いため、いつでも業務が発生する可能性があります。

健康診断会場の設営業務

労務管理１年目には、健康診断会場の設営業務があります。この業務は、年に１回の定期健康診断を実施するために必要なもので、従業員の健康管理にとって非常に重要です。また、企業にとっても法的に義務付けられています。

健康診断会場の設営業務には、会場の準備や設備のチェック、検査器具のセッティング、受付の準備などが含まれます。この業務は、多くの場合、健康診断当日に行われるため、事前にしっかりと準備することが重要です。会場のレイアウトや設備のチェックを事前に行い、スムーズに健康診断が実施できるように準備することが大切です。

また、健康診断会場の設営業務には、従業員とのコミュニケーションにもつながります。従業員に健康診断に参加していただくためには、診断の重要性を十分に説明し、スムーズな受診をサポートすることが必要です。健康診断は、従業員の健康管理にとって非常に重要なものであり、従業員が積極的に参加できるよう、健康診断会場の設営業務に力を入れましょう。

従業員の健康管理について詳しくは「社員の健康管理とメンタルヘルス対策の基本 | 労務担当者1年目必読」「健康経営による従業員の健康増進と生産性の向上」をご確認ください。

2年目に向けて自主勉強すべきこと

労務担当者2年目に向けて勉強するべきこととして、労働基準法、労働契約法、労働組合法があります。

それぞれについて解説します。

労働基準法の勉強

労務管理においては、労働基準法の勉強が必須です。ミスをすると訴訟などにつながり、企業にとって大きな損害賠償請求につながることもあります。そのため、労務担当者は誰よりも労働基準法について詳しく学ぶ必要があります。

労働基準法には、労働時間や賃金、休暇など、従業員と企業の関係に関する法律が定められています。労働基準法に基づいて正しく業務を行うことで、労働者の権利を守り、企業にとっても安心・安全な環境を作り出すことができます。

労働契約法の勉強

労働契約法の勉強で大切なことは、労働者と企業が対等な立場で契約を結ぶことと、法律が原則的に労働者を保護するものであることを理解することです。労働基準法をはじめとする労働者保護法はしっかりと整備されていますが、経営者や人事を保護する法律はほとんどありません。企業側がうっかり法律違反をしないように、しっかりと勉強することが重要なのです。

労働組合法の勉強

労務担当者として2年目を迎える前に、労働組合法の勉強をお勧めします。

労働組合法を理解していない場合、労働組合との団体交渉などで失言をしてしまい、不当労働行為をしてしまう可能性があります。その結果、コンプライアンス違反になってしまう可能性があるため、注意が必要です。

自分の失言のために会社が訴訟に巻き込まれることや、労働委員会から懲罰を受けて、事業停止や入札停止処分になる可能性もあるため、労働組合法をしっかりと学ぶことが重要です。

労働組合法を学ぶ際には、条文をよく読み、判例や解釈を理解することが大切です。これにより、労働組合との交渉において適切に対応できるようになり、組合員の利益を守りながら、企業側の立場も考慮した適切な解決策を見つけることができます。

まとめ

今回は、労務担当者が１年目にマスターするべきことについて解説しました。

特に、給与計算や賞与計算、社会保険や労働保険などはしっかりとマスターする必要性があります。これらは、社員の福利厚生やモチベーションに関わる重要な要素であり、ミスが許されないためです。

また、2年目に向けては、労働法規全般について常に勉強し、最新の裁判所の判例もチェックすることが大切です。労働法規は常に変化しており、法改正や判例の変更に対応できるようにするため、常に最新の情報を収集することが必要です。

労働法規を理解することで、労働組合との交渉や、就業規則の策定、労働トラブルの解決などにも役立ちます。自分なりに企業側と労働者側の双方が丸く収まる労務管理を見つけるためにも、常に勉強することが大切です。