労務担当者1年目必読 コンプライアンス管理の基本
労務担当者が1年目に学ぶべきコンプライアンス管理は、企業全体を守るために必要な法的知識と一般常識を身につけることが大切です。
コンプライアンス管理とは、企業が法律や社会規範に従って業務を適切に行い、リスクを最小限に抑えるための管理方法です。
労務担当者がコンプライアンス管理を担当する場合、社員の就業管理や労働契約の作成、勤怠管理、給与計算、社会保険や労働保険の手続きなど、労務に関する業務について法令遵守を確認する必要があります。
また、ハラスメント対策や労働紛争の解決方法など、社員の人権を尊重しつつ、法的な観点からも適切な対応を行うことが求められます。
コンプライアンス管理を適切に行うことで、企業は法的リスクを回避し、社会的信頼性を高めることができます。
コンプライアンス管理とは
現代のビジネスにおいて、コンプライアンス管理はますます重要性を増しています。
コンプライアンス管理とは、企業が法律や規制、内部規則に遵守することを確実にするための一連のプロセスやポリシーのことです。
これには、倫理的な行動の促進、社員のトレーニング、法的および規制上のリスクの評価、内部監査、報告、および継続的な監視が含まれます。
コンプライアンス管理をうまく実施することで、企業は法的および規制上のトラブルを回避し、社員の倫理的な行動を促進し、信頼性を高め、ビジネスの継続的な成長を促進することができます。
ただし、コンプライアンス管理は一度導入すれば終わりではなく、継続的な取り組みが必要です。
コンプライアンス管理が重要視される社会的背景
コンプライアンス管理が重要視される社会的な背景には、大企業の食品偽装問題やリコール隠しの不祥事があります。これらの問題は社会的信用に直結し、企業の業績にも影響を与えるため、コンプライアンス管理は重要です。
また、大企業の不祥事が頻繁に報道されるようになり、消費者からの監視が以前より厳しくなっています。そのため、企業側が先手を打って積極的にコンプライアンス管理を行うことが重要な時代となっています。
コンプライアンス違反をしないために勉強すべきこと
コンプライアンス違反をしないために労務担当者が1年目に勉強するべきこととして、コンプライアンス違反により起きた裁判の判例を知ることや、他社との交流会を通して自社の問題点に気づく方法などがあります。
それぞれについて、解説します。
コンプライアンス違反で起きた裁判の判例を知る
コンプライアンス管理を学ぶには、コンプライアンス違反に関する裁判の判例を知ることが重要です。
判例からは、どのような行為がコンプライアンス違反に該当するかや、どのような規制項目があるかが明確になります。また、情報管理がコンプライアンス遵守に与える影響や、適切な対応の重要性、社員教育の役割、懲戒処分の基準や監督責任の重要性、そして倫理的な観点からの考察も学べます。判例を学ぶことで、コンプライアンス管理に必要な知識を身につけることができます。
また、リスクマネジメントがコンプライアンス遵守に果たす役割や業界全体の傾向やトレンドを把握することで、自社のコンプライアンス管理に役立てることができます。コンプライアンス違反に関する判例を学ぶことは、法的な知識や適切な対応の指針を得るために非常に有益です。
他社との交流会などで自社の問題点に気づく
労務担当1年目の方がコンプライアンス違反を防ぐために行うべきことは、他社のコンプライアンス担当者との交流会に参加し、各担当者の考え方を知ることです。
他社との交流会では、コンプライアンス対策においてどのような問題が意識されているかを知ることができます。例えば、他社のコンプライアンス担当者との交流会で、組織内でのコンプライアンス教育について話題が出た場合、他社ではどのような形で教育を実施しているのかを知ることができます。そこで得た知見を自社の教育に取り入れることで、より効果的な教育が行える可能性があります。また、他社のコンプライアンス担当者との交流会では、業界全体でのコンプライアンスのトレンドや課題についても話し合われることがあります。
このような情報を得ることで、自社のコンプライアンス対策の方向性や強化点を見つけることができます。さらに、他社のコンプライアンス担当者との交流会を通じて、コンプライアンスに対する意識を共有し、業界全体での取り組みの一体感を得ることができます。
これにより、自社のコンプライアンス対策の重要性を再確認し、モチベーションの向上にもつながる可能性があります。総じて、他社のコンプライアンス担当者との交流会を通じて、知見の共有や情報収集、意識の共有などを行うことは、自社のコンプライアンス対策にとって非常に有益な取り組みであると言えます。
自社の常識を疑うこと
コンプライアンス対策を行うために、労務担当1年目の方が意識すべきことは、「自社の常識は世間の非常識である」ということを認識することです。自社内で通用することでも、世間では受け入れられないことが多々あるため、社会的な制裁を受けることもあります。労務担当1年目は、社内の常識に染まっていない方も多いため、早いうちに一般常識を持ち、取り組んでいくべき課題となります。
コンプライアンス違反をした場合に企業がうけるペナルティ
企業がコンプライアンス違反を犯した場合、取引から除外され、刑事告訴や民事訴訟などの様々な罰則が課せられる可能性があります。
それぞれについて解説します。
取引関係から排除されて売上が下がる
企業がコンプライアンス違反を行うと、取引から排除されて売上が下がる可能性があります。これは、コンプライアンス違反を行う企業と取引することで、自社の評価も下がるためです。また、不正な手段を用いた取引が明るみに出た場合、その企業に取引をしていた他の企業からは信頼を失い、取引関係を断たれる可能性があります。
さらに、コンプライアンス違反がマスコミなどに取り上げられると、企業のブランドイメージや信頼性にも悪影響を与え、消費者からの信頼を失い、売上が下がる可能性があります。
また、企業がコンプライアンス違反を犯すと、取引先調査や監査の厳格化が進み、取引先として選ばれることが難しくなるというリスクもあるため、注意が必要です。
刑事告訴など刑事罰を経営者が受ける
企業がコンプライアンス違反をすると、経営者は刑事罰を受ける可能性があります。たとえ優良企業であっても、経営者が罰を受ける企業は消費者に信頼を失われ、最終的には倒産や廃業に追い込まれる可能性が高くなります。
コンプライアンス違反が報道され、会社の株価が急落する
企業がコンプライアンス違反をすると、報道によって広く知られ、企業の評判が悪くなり、株主からの信頼を失うことになります。このため、株価が急落し、株主は多大な損害を被ることがあります。
特に、個人投資家や小口投資家は、株価の急落によって大きな損失を被ることがあるため、コンプライアンス違反による影響は深刻です。企業がコンプライアンス違反を犯すと、企業の信頼性が低下し、株主だけでなく投資家や金融機関からの融資の受け入れや新規株式公開（IPO）など、企業の資金調達にも影響が出ることがあります。そのため、コンプライアンス違反を防止することは、企業価値を維持するためにも重要な課題と言えます。
従業員が離職する
企業がコンプライアンス違反をすると、従業員が辞める可能性が高くなります。なぜなら、コンプライアンス違反があると、従業員にとって働きにくい環境ができるからです。
例えば、違法な業務命令や過剰な業務負担、不適切な人事評価など、様々な問題が起こることが考えられます。そのような状況下で働くことはストレスや不安を引き起こし、従業員のモチベーションや生産性を低下させることになります。そのため、コンプライアンス違反をしないことは、従業員の離職を防ぐためにも重要な課題となります。
従業員が働きやすい環境を整備することで、人材の定着や育成につなげ、企業の持続的な発展につなげることができます。
民事訴訟が起こり、世間にバッシングされる
コンプライアンス違反があると、株主や被害者から民事訴訟が提起され、社会から非難されることになります。民事訴訟は原則として全国民に知られるため、会社側が裁判に勝つためだけに主張している内容が一般常識から外れていると、答弁が攻撃されることもあります。コンプライアンス違反が原因で民事訴訟が起こると、企業の信頼性が急速に低下することになります。
従業員のコンプライアンス違反を防ぐためにするべきこと
企業が従業員のコンプライアンス違反をさせないためには、教育を実施することや、社会常識を会社全体に発信することなどがあります。
それぞれについて解説します。
従業員のコンプライアンス教育
従業員がコンプライアンスに違反しないようにするためには、従業員に対してコンプライアンス教育を徹底することが重要です。なぜなら、コンプライアンス違反が起こる原因は、何をしてはいけないのかが理解できていないことにあるからです。
従業員が仕事中の勤務態度から言動まで、何をしてはいけないのかをしっかりと理解するために、コンプライアンス教育を通して徹底的に指導する必要があります。
社会常識を会社全体に発信する
社会常識を労務担当1年目から学び、会社全体に伝えることが大切です。
具体的には、他社で起こったコンプライアンス違反事例を共有し、社会で問題視されていることを共有することが有効です。情報を共有し、横展開することで、より多くの人に理解してもらいましょう。
経営陣にもコンプライアンス意識を高めてもらう
従業員だけでなく、経営陣にもコンプライアンス意識を高めることが重要です。なぜなら、経営陣がコンプライアンス遵守の模範となるべきだからです。従業員に手本となるような行動を心がけるように伝えましょう。
まとめ
今回は、労務担当者1年目がするべきコンプライアンス対策の基本について解説しました。
特に、社会常識と会社内の常識はかけ離れていることがあるということに着目することが大切です。
1年目から情報をしっかりと集め、コンプライアンス管理の対応をしていきましょう。