試用期間中に本採用を見送りたい！退職勧奨を中心とした紛争予防の実務ポイント
特定社会保険労務士の尾鼻則史です。
新卒社員・中途社員の試用期間中に本採用を見送りたいと思った場合、紛争の生じない円満な形で退職へと着地することが、会社にとってリスクマネジメント上、とても重要になります。
他方、労働者側からも、長く続くキャリアという観点から見れば、試用期間中でミスマッチを見極めることは、必ずしもマイナスとは言い切れません。
本記事では、
- 試用期間中に本採用を見送りたいケースが出てきた場合の対処方法
について、退職勧奨を中心に解説していきます。
試用期間で本採用を見送りたいケース
試用期間中に企業が本採用を見送りたいケースとはどのようなものでしょうか。以下、みていきましょう。
能力不足
試用期間中に企業が本採用を見送りたいケースで最も多い事案は「能力不足」でしょう。
もっとも、本採用を見送る原因となりうる「能力不足」は、一般にいう能力不足に比べて厳密に定義されなければなりません。
すなわち、能力不足につき本採用の可否を検討する場合、企業側の論理ではなく、労働紛争となった場合に裁判所がどう判断するか、という点から検討が求められます。
- 当該労働者が「新卒採用者や未経験者」か「中途採用者や経験・スキル豊富な者」か
- 試用期間の職務成績等が不良だとしても、職務遂行の内容に問題があるか否か
- 職務遂行に必要な指導が十分に行われているかどうか
本採用を見送る議論に入るには、少なくともこの３点の検討が必要です。
その他
能力不足の他では、「入社前の虚偽申告（経歴詐称含む）発覚」「違法行為の発生」「社内規程違反（業務命令拒否、勤怠不良、服務規律違反）」「私傷病による心身の故障」「協調性欠如」などが類型として挙げられるかと思います。それらを原因とする本採用の可否については類型毎の検討が必要ですが、共通して、
- 採用決定後の調査や試用中の勤務状態等によって、当初あるいは通常知ることの期待できないような事実を知るに至ったか否か
- 引き続き雇用することが適当でないと判断することに、客観的な相当性があるか否か
の２点については留意する必要があります。
試用期間の法的性質
本採用を見送る企業側の対処方法を検討する前に、まず試用期間の法的性質を整理します。
解約権留保付労働契約とは
裁判所は、試用期間を設けた雇用契約について、契約締結と同時に雇用の効力が確定する一方、試用期間中は不適格であると認めたときはそれだけの理由で雇用を解約しうる、「解約権留保の特約」のある雇用契約としています（最大判昭48・12・12三菱樹脂事件）。
そして、解約権の留保は、後日の調査や観察に基づく最終決定を留保する趣旨で設定されると解され、留保解約権に基づく解雇は、通常の解雇よりも広い範囲で認められるとしています。
留保解約権の制限
ただし、裁判所は同時に、試用期間中の労働者が他の企業への就職機会を放棄していること等を踏まえると、留保解約権の行使は、解約権留保の趣旨、目的に照らして、客観的に合理的な理由が存在し社会通念上相当として是認されうる場合にのみ許されるとしています。
つまり、解約権の行使には強い制限もかけられていることに、十分留意しておく必要があります。
試用期間中に本採用を見送りたいと思ったら
試用期間中の者に対する企業側の本採用見送りの対処方法を具体的に検討していきます。本採用見送りの対処方法は、大きく次の4つに分けることができます。
- 試用期間中の解雇
- 試用期間満了後の本採用拒否
- 試用期間の期間延長
- 退職勧奨
以下、順番にみていきましょう。
試用期間中の解雇
試用期間中の解雇の代表的な裁判例とその留意点について見ていきます。
日本基礎技術事件（大高判平24・2・10）
技術者として採用された新卒者を、６か月の試用期間を４か月が経過した時点で留保解約権により解雇したことにつき、裁判所が解雇を有効とした事案です。
原告が起こした事故が原告や周りの者の身体生命に対する危険を有する行為で看過できないこと、原告の時間や規則を守る意識が薄いこと、再三の注意にかかわらず睡眠不足とそれによる集中力の低下が生じていたことを総合すると、４か月経過したところであるものの、今後指導を継続しても、能力を飛躍的に向上させ技術社員として必要な程度の能力を身につける見込みがない事を判断理由としています。
ニュース証券事件（東地判平21・1・30）
同業他社で７年間営業職として勤務した者を、即戦力を期待し高額の給与等を約して採用したところ、見合った成績が十分に上げられないことから、６か月の試用期間の満了を待たず３か月程度で試用期間中に解雇したケースです。
裁判所の判断では解雇は無効、つまり不当解雇であるとし、従業員が解雇により得られなかった給与や、不当解雇に対する慰謝料等として、約360万円の支払いを会社に命じました。
試用期間中の解雇に関する留意点
試用期間中の解雇事案が生じた場合に、単純に日本基礎技術事件のみを判断材料とすることには、リスクが伴います。当該判例では、職場の安全配慮を重視する必要性があり、また使用者は、原告に改善の機会を十分に与え、本採用すべく十分な指導、教育を行い、懸命な解雇回避の努力もしていました。これらを衡量することに十分留意する必要があります。
さらに短期間の成果のみで成績不振により解雇した事案では、ニュース証券事件以外の裁判例でも不当解雇の判断が散見されます。経験豊富な中途採用者でも、能力不足による試用期間中の解雇のハードルは高く、仮に試用期間満了後の本採用拒否でも、職務遂行過程を軽視したものなら不当解雇のおそれは拭えません。新卒者や未経験者であれば尚の事で、相当な教育研修を実施してもなお能力不足が改善されないといったケースでなければ、適法と判断されるのは難しいでしょう。
試用期間満了後の本採用拒否
上記の通り、試用期間中の解雇は「期間」を理由に認められないことが考えられます。
そのため、本採用とその拒否のリスクを衡量して雇用契約を終了せざるを得ない事案では、試用期間中の解雇を避け、期間満了後の本採用拒否を選択すべきでしょう。
試用期間満了後、留保解約権の行使（本採用拒否）を認めた代表的な裁判例が三菱樹脂事件（最大判昭48・12・12）です。労働者が採用試験の際に、面接試験で虚偽の回答をしたため、試用期間の満了に当たり本採用を拒否しました。秘匿の事実や違法行為の有無等の事実関係に照らして、入社後の行動・態度の予測や人物評価等に及ぼす影響を検討し、企業の採否決定に有する意義と重要性を勘案して、総合的に合理的理由の有無を判断した結果、裁判所は本採用拒否を有効と判断しています。
しかし、本採用拒否を選択しても、ケースにより裁判所の判断は異なり、リスクフリーとはなりません。
試用期間の延長
試用期間の長さに法律上の定めはないものの、労働者の適性判断という趣旨を超えた長期間にわたれば公序良俗に反し無効となるため、一般的には３か月から６か月程度で設定されます。試用期間の延長には労働契約上の根拠が必要で、原則として就業規則や雇用契約において、延長の可能性とその事由、延長の期間などが明確に定められてかつ合意がなければ、延長できません。
また労働契約上の根拠があっても、延長に合理的な理由がなければ違法となる可能性があります。合理的な理由とは、試用期間を定めた雇用契約を締結した際に予見できなかった事情により適格性等の判断が適正にできない等です。
加えて、延長期間は社会通念上妥当か否かに留意する必要があります。元の試用期間より長い延長期間などは認められないと考えておくべきでしょう。
自己都合退職に誘導するような不当な目的で試用期間を延長し、違法とされた裁判例は少なくありません。労働法の知識や情報が溢れる昨今、法の趣旨を逸脱した延長は、かえって係争化のリスクを高めるだけであり、選択肢に入れるべきではありません。
退職勧奨
試用期間中の解雇が適法となるケースは稀で、試用期間満了後の本採用拒否もリスクを伴うことを確認してきました。
また、試用期間の延長はそもそも本採用回避のための手段とはなり得ません。
それでも本採用を見送りたい場合には、適法適切な退職勧奨を行い合意退職に着地することが、リスクマネジメント上、最善の策となります。
退職勧奨自体は違法ではない
使用者の退職勧奨に労働者が応じて退職することを「合意退職」と言います。退職勧奨による合意退職は、労働者の自由な意思による退職決定を目指すもので、それ自体は何ら違法な行為ではありません。
しかし、退職を促すための方法・言動次第で、退職勧奨が退職強要、不当解雇、パワハラ等に該当し違法と判断されることもあります。
退職勧奨が「退職強要」「解雇」「パワハラ」とされないための留意点
退職勧奨が、その方法・態様によっては退職強要と判断され、違法性が認められるのは、使用者側が「長時間や多数回にわたる退職勧奨」「退職させる目的での配置転換や仕事の取り上げ」「労働者の退職の意思決定等に不当な影響を与える言動」などを行った場合です。これらの行為は絶対にしてはなりません。
また、退職勧奨時の面談で、「明日から会社に来なくてもいい」等の発言を行うと、解雇は口頭でも成立しますから、労働者側から不当解雇を主張されることもあり得ます。今やスマホには必ずボイスレコーダーアプリが入っている時代です。不用意な発言をきっかけとして、労働ＡＤＲや係争に留まらず、労働者が合同労組・ユニオンに駆け込み、労働組合法の下で、団体交渉申し入れや組合の情宣活動等へと発展してしまうこともあり得ます。注意しましょう。
さらに、退職勧奨時の言動がパワハラ認定され、労働者が精神疾患を発症するなどした場合には、係争に発展して損害賠償が認められることもあります。退職勧奨に際しては、いわゆるパワハラの６類型（身体的侵害、精神的侵害、人間関係からの切り離し、過大な要求、過小な要求、個の侵害）に該当しないように留意することが不可欠です。
退職勧奨における具体的なＮＧ言動例
退職勧奨が退職強要やパワハラとされて、損害賠償請求が認められたり、退職合意が無効とされたりしないように、少なくとも以下のような言動は厳に慎まなければなりません。
- 退職させる目的で過小な要求や過大な要求に該当する配置転換を行わない
- 退職させる目的で仕事場の隔離や無視等を行わない
- 解雇をほのめかす発言（ex.「退職勧奨に応じなければ解雇する」etc.）を行わない
- 人格否定を含む暴言（ex.「無能」「馬鹿」etc.）、大声での威嚇、暴力を行わない
- その他パワハラの６類型に該当する言動を行わない
退職勧奨は自己都合退職にならない
また合意退職という語感からか、これを「自己都合退職」と誤解している方も少なくありません。
しかし、合意退職は、会社側の事情で退職を促した結果であって、あくまでも「会社都合退職」となり「自己都合退職」の扱いとはなりません。「自己都合退職」の場合には、雇用保険の基本手当に給付制限がかかります（2020年10月1日以降は原則として2か月間）。
私が労働者側で担当した事案で、相手方の使用者側労務担当者が「合意退職」を「自己都合退職」と誤解し離職票を作成・送付してきて、労働者がそれに憤り、トラブルが再燃しそうになった事例がありました。離職票再作成と使用者の謝罪で収束しましたが、この種の凡ミスが、退職勧奨の努力を台無しにすることもありますから要注意です。
試用期間中の退職勧奨の進め方
試用期間中に退職勧奨を行う場合の手順、円満な合意退職へ導く要諦を検討します。
退職勧奨の適切な手順
退職勧奨を行う基本的な手順は、
- 退職勧奨方針の社内での確認・決定
- 退職勧奨理由等準備メモの作成
- 個室での面談
- 合意退職の打診
- 質疑応答
- 検討期間と次回面談の設定
- 退職の時期・条件の交渉
- 退職届提出と退職合意書の作成
となります。
面談、交渉、合意のポイント
既述の「退職勧奨の適切な手順」（以下「手順」という）に沿って、面談、交渉、合意のポイントを確認します。
退職勧奨方針の社内での確認・決定
退職勧奨を全社方針として固めるステップです。退職勧奨面談のようなクリティカル場面では、相手方のリアクション等によって、退職勧奨方針自体がぶれてトラブルに発展するケースも散見されます。退職条件の交渉等は臨機応変な対応が必要なこともありますが、方針自体は原則として揺るがぬものにしておかなければなりません。
退職勧奨理由等準備メモの作成
退職勧奨面談は説得的な対話をする場面ですから、論理立てて話す準備が必要です。退職勧奨する側も緊張します。相手方のリアクションに余裕をもって対応できるように、できる限り入念に準備しておくべきでしょう。
個室での面談
プライバシーを護り、パワハラを主張されない設定が重要です。明瞭でありながらも必要以上に大きな声にならないように、冷静に話すことを心掛けてください。また、相手の人格や能力を否定する言葉を、決して選択しないことに留意しましょう。
合意退職の打診と質疑応答
具体的なコミュニケーションについては後述しますが、退職勧奨は明確に伝える必要がある一方で、あくまで「お願い」であるという姿勢を忘れるべきではありません。
また相手方からの質問が出尽くすまで受けとめて、可能な限り誠意をもって答えるスタンスが不可欠です。説明を求められた場合は激さず努めて論理的に応じ、労働者の感情的な不満などには基本的には「傾聴」に徹することがポイントとなります。
検討期間と次回面談の設定
退職勧奨について強引な印象を与えないためには、検討時間をもうけることが重要です。家族等に相談しなければ回答できない人も少なくありません。即答を求めるのは厳に慎まなければなりません。
退職の時期・条件の交渉
従業員が条件によっては退職に応じる意向を示した場合のステップです。退職後の生活不安が大きく、それが合意の支障である場合、退職に応じることを条件に一定の退職金や解決金支給を提示することも有効です。
また、外資系企業を中心に「退職パッケージ」を準備している企業も増えています。これは、退職勧奨をする際、合意のために提示する金銭・非金銭の退職諸条件を予め定め制度化しておくものです。退職金割増や解決金以外に、残有休の買取り、アウトプレースメント（再就職支援サービス）活用等がメニュー化されることもあります。試用期間中の者にまで退職パッケージの対象を拡げるケースは稀ですが、企業によってはこうした制度導入を検討しても良いかもしれません。
退職届提出と退職合意書の作成
退職届提出が退職勧奨の一応のゴールですが、それだけではリスクマネジメントとして不十分です。退職勧奨に応じた対象者との間で退職合意書を作成すべきです。退職合意書には、退職時に金銭を支給する場合、それが社内に伝わらないように口外禁止条項を入れることが、職場環境悪化防止からも重要です。
また、退職後に会社に一切の請求を行わないことを約させる清算条項も不可欠でしょう。加えてＳＮＳ全盛の時代背景から、会社と退職者が相互に誹謗中傷しないことを定めた誹謗中傷禁止条項の設定も必要です。
円満な合意退職のためのコミュニケーション例
退職勧奨面談はクリティカルな場面で、使用者側の緊張が労働者側にも伝わりますから、アイスブレイクも兼ねた試用期間の振り返りから口火を切ることが望まれます。退職勧奨までのコミュニケーションの濃淡にもよりますが、「ここまでの試用期間を振り返ってどのような感想をお持ちですか？」というような投げかけを起点に、まずは相手の意見にじっくり耳を傾ける姿勢でスタートすることが、こちらの意向を十分に伝え理解してもらうための端緒となります。
そしてその後に、対象者に関する会社の試用期間中の評価や問題点を明確にした上で、「会社としては貴方を本採用することは難しいと判断しており、合意退職していただけないかと考えています」と丁寧かつ明確に退職勧奨の意向を伝えるのが良いでしょう。
「もちろん、即答して頂く必要はないので、ご検討頂けるならお返事まで何日か時間を取ります。また、この退職勧奨に関してご質問等あれば何でもお聞かせください」と続けて、質疑応答を基本的には出尽くすまで行います。その場で回答できない質問については、期限を決めて回答する旨を約することも重要です。
最後に次回面談の日時を決め、ケース・バイ・ケースですが、検討結果の回答、条件交渉、書面の取り交わし等が次回のアジェンダとなる旨告げるというのが基本形になります。あくまで退職勧奨が「お願い」であることを徹頭徹尾忘れず、上から目線の言動は厳に慎むことに集中する必要があります。
特定社会保険労務士の尾鼻からのアドバイス
退職勧奨の前に試用期間をレビューする労使間の対話を
私が企業で管理部門の責任者をしていた際には、試用期間中に何度か振り返りとフィードバックの面談を行っていました。もちろん当該人材を本採用し戦力化することを目的としたものでしたが、それでも会社として本採用が難しい人材は出てきます。いよいよ退職勧奨を切り出さねばと思っていたところ、何度目かのフィードバックの際、自己都合退職を申し出てきたケースが数例ありました。
会社が真摯な育成姿勢で接していればいるほど、労働者も自らの貴重な時間を使ってキャリアと向き合いますから、長い目で見て自分にとって何がプラスか、自分の活躍できる場はどこかを自律的に考えるようになります。その結果、退職勧奨前の自己都合退職という着地に至ることもあります。
退職勧奨の前に、採用した企業として当該人材のキャリアに寄り添った対話を諦めず心掛けると、覚醒して本採用レベルに達することも、キャリアを自己決定して他に転ずることもあり得るということは、頭の片隅に置いておいて頂きたいところです。
円満な雇用契約の終了が労使双方にもたらすメリットを意識しよう
退職勧奨による合意退職を行った場合、助成金受給が制限されることがあります。
つまり、退職勧奨はリスクフリーと言っても、会社に何のデメリットもないわけではありません。
労働者側から見ても、会社都合となる退職勧奨による合意退職は、雇用保険の基本手当受給に給付制限がかからないことや、場合によっては解決金等を得るというメリットがあるものの、転職活動において会社都合退職の理由を問われる蓋然性も高く、少なからずデメリットがあります。
最終的に退職勧奨による合意退職に着地するとしても、労使が虚心坦懐に話し合い、明るい未来を手繰り寄せる円満な雇用契約終了となるように、最後まで努力を惜しまないで頂ければと思います。
まとめ
試用期間中の解雇はもちろんのこと、試用期間満了後の本採用拒否であっても、リスクフリーとはなりません。本採用を見送りたい場合には、可能な限りこれらの選択を避け、退職勧奨による円満な合意退職を目指す必要があります。
どのような理由であれ、本採用を見送って雇用契約を終了するわけですから、労働者側には大きな負荷がかかります。繰り返しになりますが、退職勧奨は基本的に使用者から労働者への「お願い」です。首尾よく進めば、それによって使用者側はリスクの顕在化を排除できるわけですから、上から目線ではなく、敬意をもって丁寧に進めていくべきものと肝に銘じるべきでしょう。
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